Цифровая подпись в отношении юридических лиц сейчас может оформляться только на руководителя компании, представляющего ее интересы без доверенности (п. 2 ч. 1 ст. 17.2 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ). Такой порядок действует с 1 марта 2022 года.

Любой другой сотрудник, помимо директора, для представления интересов фирмы перед третьими лицами должен иметь оформленную в соответствии с гражданским законодательством доверенность. Но для подписания электронных документов наличия доверенности, оформленной на бумаге, будет недостаточно.

Сотрудник, которому для выполнения рабочих обязанностей требуется вести от имени организации цифровой документооборот, должен оформить электронную подпись на себя лично как на физическое лицо. Сертификат электронной подписи физического лица не будет содержать данные об отношении человека к организации.

Своей подписью гражданин сможет подписывать электронные документы от имени компании, если одновременно будет представлена доверенность в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью директора фирмы. Такую доверенность, как правило, включают в пакет электронных документов. Она не является просто сканом бумажной доверенности, а оформляется в специальном формате.

Требования к доверенностям в электронном виде определены приказом Минцифры от 18.08.2021 № 858. Каждой такой доверенности в момент создания присваивается уникальный идентификатор, который состоит из букв, цифр и других символов. По этому идентификатору можно быстро найти доверенность среди других документов в учетной системе компании.

Пока оформление электронной доверенности и ее применение при подписании сотрудниками документов носит добровольный характер. Обязательными такие доверенности планировалось сделать с января следующего года. Теперь этот срок предполагается отодвинуть и ввести новшество с 1 сентября 2023 года.